組織での報告の重要性

仕事にも役立つ、無料レポートです。

Sat, 14 Apr 2012 07:00:21 GMT

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報告には自己評価を加えない事

Thu, 12 Apr 2012 11:57:35 GMT

自己評価を加えた報告というのは、価値がなくなるどころか、マイナスに

なってしまう可能性が有ります。

自分をよく見せたいとか、上司に自分の努力を評価されたいという気持ちは、

組織の中にいる以上、誰でもある程度持っていると言えます。

しかし、その気持ちに負けてしまうと、情報は確実に変形していきます。

報告の中で自分の努力を過大に自己評価しますと、情報は歪むことになります。

最初は小さな歪みにすぎなくても、組織の上層部に行くにしたがって、その歪みが

大きくなる可能性が高いのです。

このような場合では、伝言ゲームではありませんが、上に行けば行くほど歪みが

大きくなるのが通常のことと考えるべきことでしょう。

結論から言いますと、上司が知りたいのは、部下の手柄話などではない事は

言うまでもありません。

前にも書きましたが、前置きは判断を狂わせることになります。

更に、情報をオブラートに包むと、無用の誤解を生むことになります。

そこへ、さらに自己評価を加えたりしますと、なおさら情報が歪むことになって

しまいます。

くどいようですが、上司が知りたいのは、部下の手柄話ではありません。

正確な事実を、確実に報告しましょう。

報告の、伝達・表現

Sun, 08 Apr 2012 07:04:56 GMT

「伝える」と言うのは、相手の心に言葉を届けることであると思います。

しかし、なんでもないと自分が思うような表現でも、相手の錯覚・誤解を

招いてしまうことがあるものです。

特に組織における報告では、前置きが相手の判断を狂わせるようなことも

起りえますので注意が必要です。

例えば、「もうご存知だと思いますが・・・・」と、決まり文句のようにこう言ってから

報告を始める人がいます。

ですが、一見何気ないこの前置きは、聞き手に報告を軽んじる気持ちを起こさせ

ます。

「なんだ知っていることなのか」と相手が初めに思ってしまっては、まずいのです。

そのために、重要なポイントが伝わらず、後で重大な問題が起こることも・・・・・

ですから、こと正式な報告では「情報を前置きなどのオブラートで包むと

無用の誤解を生む」ものだと、認識する必要があります。

たとえ以前に話したことがある内容でも、相手が忘れていることもあるのです。

更にその時には価値がなかった情報でも、報告するときには重要な情報であるかも

知れないのです。

他の人が持っている情報が加わることで、価値が変わることもあり得ますから。

危機管理のおきて

Tue, 03 Apr 2012 09:04:32 GMT

危機管理の第一は、マイナスの情報ほど価値があるということです。

つまり、自社にとって都合の悪い情報こそ、報告すべきであるということ。

トップや上司の顔色をうかがう、イエスマンに危機管理は出来ません。

更に、悪い知らせは夜中でもするべきです。

つまり、危機管理は時間との戦いであります。

緊急事態は直接伝えなければいけません。

つまり、緊急事態の報告は、当事者が責任を持って行うべし。

それが危機の拡大を防いでくれることになります。

間違いは、勇気をもって訂正する必要があります。

一度報告したことでも、「過ちては改むるに憚ること勿れ」を、肝に銘じて

おかなければなりません。

次に、報告のタイミングですが、定例報告では遅すぎるような場合は要注意です。

つまり、変化はこちらの都合など待ってくれない。

ミスは自分で処理しない。

たとえ、自分で処理できるようなミスであっても、先ず報告を優先すべきです。

忙しい相手にはメモで伝えましょう。

「自分は報告したのだから、忘れてしまった相手が悪い」という理屈は

企業社会では通用しません。くれぐれも注意が必要です。

形式にこだわる必要は二の次です。

立ち話は中間報告の絶好のチャンスです。

悪い知らせほど、早くすべし！

Mon, 26 Mar 2012 02:06:50 GMT

ナポレオンの言葉では「余の辞書に不可能の文字はない」という

有名な言葉があります。

ですが、もっと注目されるべき言葉に

「私が眠っている間に、良い知らせが来た時には起こさないでくれ。

しかし悪い知らせであれば、必ず起こせ。

なぜなら、その時は一刻の猶予もできない時だからだ。」

というのがあります。

まさに、危機管理の真髄を言い表している言葉ではないでしょうか。

具体的に、夜の宴席であろうが、就寝中であろうが、必ず報告すべきことは、

①　人命にかかわるか、その恐れがある場合

②　翌日のマスコミに報道される可能性がある場合

③　当夜にもマスコミから責任者へのインタビュー取材が行われるかもしれない場合

④　深夜でもただちに出勤するか、関係先に自ら何らかの手を打つ必要がある場合

⑤　国会・地方議会が開催中で、翌日にも緊急質問の対象になりそうな場合

⑥　翌朝にも抗議・陳情が予想される場合

おもに、大企業を中心に考えた場合は上記の内容が当てはまるのでしょう。

組織での報告の重要性

Tue, 20 Mar 2012 08:31:08 GMT

組織、中でも会社というのは、明確な目的を果たすために

複数の人間が結びついてできたものです。

当然、それぞれがばらばらに仕事を進めていては、全体の

目標を達成するすることはできません。

上と下、横と横の間に良いチームワークが不可欠です。

そのチームワークの基本となるのが、報告です。

企業にとって、危機というものは決して例外的なものではなく、

むしろ日常的なものであるために、鈍感になりがちです。

この中で、報告は　

①　「マイナス情報ほど価値がある」

　自社にとって都合が悪い情報こそ、報告すべきです。

　トップや、上司の顔色をうかがうイエスマンに危機管理はできません。

②　「悪い知らせは夜中でも」

　危機管理は時間との闘いである。

③　「緊急事態は直接知らせる」

　　緊急事態の報告は、当事者が責任を持って行うこと。

　　それが危機の拡大を未然に防いでくれます。

④　「勇気をもって訂正する」

　　一度報告したことでも、「過ちては改むるに憚ること勿れ」

　　これを、肝に銘じておかなければなりません。

報告の優劣で、企業の運命が決まると、心すべきでしょう。