組織での報告の重要性

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報告には自己評価を加えない事

自己評価を加えた報告というのは、価値がなくなるどころか、マイナスに

なってしまう可能性が有ります。

自分をよく見せたいとか、上司に自分の努力を評価されたいという気持ちは、

組織の中にいる以上、誰でもある程度持っていると言えます。

しかし、その気持ちに負けてしまうと、情報は確実に変形していきます。

報告の中で自分の努力を過大に自己評価しますと、情報は歪むことになります。

最初は小さな歪みにすぎなくても、組織の上層部に行くにしたがって、その歪みが

大きくなる可能性が高いのです。

このような場合では、伝言ゲームではありませんが、上に行けば行くほど歪みが

大きくなるのが通常のことと考えるべきことでしょう。

結論から言いますと、上司が知りたいのは、部下の手柄話などではない事は

言うまでもありません。

前にも書きましたが、前置きは判断を狂わせることになります。

更に、情報をオブラートに包むと、無用の誤解を生むことになります。

そこへ、さらに自己評価を加えたりしますと、なおさら情報が歪むことになって

しまいます。

くどいようですが、上司が知りたいのは、部下の手柄話ではありません。

正確な事実を、確実に報告しましょう。

報告の、伝達・表現

「伝える」と言うのは、相手の心に言葉を届けることであると思います。

しかし、なんでもないと自分が思うような表現でも、相手の錯覚・誤解を

招いてしまうことがあるものです。

特に組織における報告では、前置きが相手の判断を狂わせるようなことも

起りえますので注意が必要です。

例えば、「もうご存知だと思いますが・・・・」と、決まり文句のようにこう言ってから

報告を始める人がいます。

ですが、一見何気ないこの前置きは、聞き手に報告を軽んじる気持ちを起こさせ

ます。

「なんだ知っていることなのか」と相手が初めに思ってしまっては、まずいのです。

そのために、重要なポイントが伝わらず、後で重大な問題が起こることも・・・・・

ですから、こと正式な報告では「情報を前置きなどのオブラートで包むと

無用の誤解を生む」ものだと、認識する必要があります。

たとえ以前に話したことがある内容でも、相手が忘れていることもあるのです。

更にその時には価値がなかった情報でも、報告するときには重要な情報であるかも

知れないのです。

他の人が持っている情報が加わることで、価値が変わることもあり得ますから。

危機管理のおきて

危機管理の第一は、マイナスの情報ほど価値があるということです。

つまり、自社にとって都合の悪い情報こそ、報告すべきであるということ。

トップや上司の顔色をうかがう、イエスマンに危機管理は出来ません。

更に、悪い知らせは夜中でもするべきです。

つまり、危機管理は時間との戦いであります。

緊急事態は直接伝えなければいけません。

つまり、緊急事態の報告は、当事者が責任を持って行うべし。

それが危機の拡大を防いでくれることになります。

間違いは、勇気をもって訂正する必要があります。

一度報告したことでも、「過ちては改むるに憚ること勿れ」を、肝に銘じて

おかなければなりません。

次に、報告のタイミングですが、定例報告では遅すぎるような場合は要注意です。

つまり、変化はこちらの都合など待ってくれない。

ミスは自分で処理しない。

たとえ、自分で処理できるようなミスであっても、先ず報告を優先すべきです。

忙しい相手にはメモで伝えましょう。

「自分は報告したのだから、忘れてしまった相手が悪い」という理屈は

企業社会では通用しません。くれぐれも注意が必要です。

形式にこだわる必要は二の次です。

立ち話は中間報告の絶好のチャンスです。

悪い知らせほど、早くすべし！

ナポレオンの言葉では「余の辞書に不可能の文字はない」という

有名な言葉があります。

ですが、もっと注目されるべき言葉に

「私が眠っている間に、良い知らせが来た時には起こさないでくれ。

しかし悪い知らせであれば、必ず起こせ。

なぜなら、その時は一刻の猶予もできない時だからだ。」

というのがあります。

まさに、危機管理の真髄を言い表している言葉ではないでしょうか。

具体的に、夜の宴席であろうが、就寝中であろうが、必ず報告すべきことは、

①　人命にかかわるか、その恐れがある場合

②　翌日のマスコミに報道される可能性がある場合

③　当夜にもマスコミから責任者へのインタビュー取材が行われるかもしれない場合

④　深夜でもただちに出勤するか、関係先に自ら何らかの手を打つ必要がある場合

⑤　国会・地方議会が開催中で、翌日にも緊急質問の対象になりそうな場合

⑥　翌朝にも抗議・陳情が予想される場合

おもに、大企業を中心に考えた場合は上記の内容が当てはまるのでしょう。

組織での報告の重要性

組織、中でも会社というのは、明確な目的を果たすために

複数の人間が結びついてできたものです。

当然、それぞれがばらばらに仕事を進めていては、全体の

目標を達成するすることはできません。

上と下、横と横の間に良いチームワークが不可欠です。

そのチームワークの基本となるのが、報告です。

企業にとって、危機というものは決して例外的なものではなく、

むしろ日常的なものであるために、鈍感になりがちです。

この中で、報告は　

①　「マイナス情報ほど価値がある」

　自社にとって都合が悪い情報こそ、報告すべきです。

　トップや、上司の顔色をうかがうイエスマンに危機管理はできません。

②　「悪い知らせは夜中でも」

　危機管理は時間との闘いである。

③　「緊急事態は直接知らせる」

　　緊急事態の報告は、当事者が責任を持って行うこと。

　　それが危機の拡大を未然に防いでくれます。

④　「勇気をもって訂正する」

　　一度報告したことでも、「過ちては改むるに憚ること勿れ」

　　これを、肝に銘じておかなければなりません。

報告の優劣で、企業の運命が決まると、心すべきでしょう。